¡Hola! ¿Te pasas el día «apagando fuegos»? Atendiendo a cosas urgentes que no te dejan tiempo para hacer lo que realmente es importante. ¿No hay manera de sentarse a estudiar o acabar ese proyecto, porque las tareas no te dejan suficiente tiempo? ¡Pues eso se acaba hoy mismo!

Hoy te traigo un artículo que te ayudará a organizar tus tareas diarias de tal forma que nunca, NUNCA quede nada importante sin hacer. Se acabaron los «fuegos» que apagar, es hora de hacer cosas grandes. Te cuento cómo más abajo. 😉

¿Qué es importante para ti? Elige lo esencial.

Es muy fácil decir: «haz sólo lo importante, ignora lo demás». Pero… ¿Qué es realmente importante? Si no pensásemos que la mayoría de las cosas que hacemos son importantes no las haríamos. Por eso te recomiendo poner un poco de perspectiva.

Para un momentito de hacer cosas, siéntate y piensa. Puedes hacerte las siguientes preguntas que te ayudarán a decidir qué es lo importante para ti:

  • ¿Qué cosas te interesan? ¿Qué cualidades quieres tener? ¿Según qué principios quieres guiarte?
  • ¿Qué cosas te gustan? ¿Qué asignaturas disfrutas más? ¿Qué tipo de trabajo te gusta más? (trabajos en grupo, prácticas,…) Se trata de analizar aquello con lo que sientes más satisfacción, estas tareas seguramente sean importantes 😉
  • ¿Cuales son tus objetivos? Es decir, ¿Qué quieres ser en la vida? ¿Quieres dedicarte a algo en concreto? ¿Qué quieres conseguir a largo plazo? ¿Y a corto? Por ejemplo, si sabes que quieres ser profesor funcionario, aprender a estudiar una oposición pasa a ser una tarea importante ¿no?
  • ¿Qué tiene mayor impacto? Piensa en qué tareas tendrán un mayor huella en tu vida o en ciertas áreas concretas de ella. Por ejemplo, si tienes que elegir entre entregar un proyecto para una asignatura troncal o asistir a una clase de otra asignatura…  Depende de lo valioso que sea para ti cada cosa.
  • ¿Lo necesitas…o lo quieres? Piensa bien si haces lo que haces porque TIENES QUE HACERLO o porque QUIERES HACERLO. Por ejemplo, el tiempo que le dedicas a ordenar tus papeles antes de sentarte a estudiar, ¿Es realmente necesario o estás procrastinando un poquito? Medítalo.

Ahora que ya has reflexionado un poco sobre todo aquello que es importante para ti y tienes un poco más de perspectiva hablemos de cómo podemos clasificar nuestras tareas.

Cosas importantes

Son aquellas sin las que no podríamos seguir, son esenciales, y no podemos eliminarlas. Por supuesto esto no es tan extremo, blanco o negro, hay un gran matiz de grises. Las cosas serán más o menos importantes, por ejemplo, respirar es muy muy importante porque nos morimos si no lo hacemos, ¿Es importante entonces quedar con los amigos? pues también, porque satisface otras necesidades, no nos moriremos si no quedamos, pero es importante,

Si pensamos en el mundo académico, como cosas importantes podemos decir: Hacer el trabajo de fin de grado, estudiar para el examen de tu oposición, leer un libro para aprender algo sobre una temática que te interesa (si, ¡esto también es importante!), realizar un proyecto que te emociona…

Cosas no importantes

Son aquellas que si desaparecen…tampoco pasa gran cosa. Por supuesto todo es más o menos importante, vamos a ver ejemplo de cosas que más bien no lo son:

Limpiar el cajón del escritorio, ordenar los apuntes del año pasado, un trabajo optativo para subir nota (será más o menos importante dependiendo de la situación) , pasar a limpio resúmenes que ya has hecho pero que han quedado un poco regular…

Cosas urgentes

Estas son las más fáciles de ver porque normalmente se hacen notar. El problema es que muchas veces se pueden confundir con las importantes. Veamos:

Estudiar un examen que han puesto a última hora, terminar el proyecto o trabajo que tienes que presentar mañana, quedar con el tutor para que le de el visto bueno al trabajo que tienes que entregar en unos días…

Cosas no urgentes

Son aquellas que puedes atrasar perfectamente y que no requieren tu atención inmediata. Por ejemplo:

Participar en el foro de la plataforma del curso, leer una lectura recomendada, limpiar tu zona de estudio, mirar tutoriales en YouTube sobre cómo hacer algo…

Después de la clasificación

Ahora que ya sabemos qué es cada cosa ¡pasemos a la herramienta definitiva! La matriz de D. Eisenhower, popularizada por S. Covey, un especialista en efectividad y productividad. El autor presenta esta herramienta en su libro Los siete hábitos de las personas altamente efectivas.

Esta matriz sirve para aumentar la productividad y, en mi opinión, también te da un cambio de perspectiva que viene divinamente.

Organiza tu tiempo- elige lo esencial

La matriz de Covey

Veamos unos ejemplos y qué hacer en cada caso:

Ejemplos de tareas

Urgentes e importantes

¡Con estas toma acción ya mismo! Un ejemplo de este tipo de tareas sería «estudiar para el examen de la oposición, que es la semana que viene». A estas tareas les daremos prioridad total.

Si cada día tenemos cosas urgentes e importantes es porque algo no va bien. Con una buena planificación las cosas importantes no se convertirán en urgentes y no nos explotarán en la cara.

Urgentes pero no importantes

Estas tareas son las distractoras de las cosas importantes. Son las que te mantienen ocupado y alejado de las tareas realmente significativas. Son las que nos hacen decir algo así: «Tengo que hacer esto y lo otro, pero tengo tantas otras cosas que hacer…»

Con estas tareas intenta delegar todo lo que puedas. Si esto no es una opción puedes replantearte la urgencia (a veces si lo piensas bien…las cosas no corren tanta prisa) o, en caso de que tengas que hacerlo sí o sí, intenta hacer a la vez todas esas tareas urgentes para quitarlas de en medio y que dejen de distraerte.

Un ejemplo puede ser una llamada telefónica. Si estás concentrado, deja que otra persona coja el teléfono o déjalo sonar y reserva un ratito cuando termines a devolver las llamadas (o contestar mensajes, e-mails…).

No urgente pero sí importantes

Estas son las grandes olvidadas y las que se ven eclipsadas por las urgentes/no importantes, las procrastinadas.

Por ejemplo, hacer la programación educativa para las oposiciones de magisterio. Tienes como mínimo un año entero para hacerla (no es urgente) y la necesitarás después del primer examen (es importante). Pero lo vas dejando, lo vas dejando… y cuando apruebas el primer examen y tienes que presentar la programación en dos semanas…la tienes a medias (ahora si que es urgente)

Planifica este tipo de tareas. Marca un día u horario para hacerla porque si no, no lo harás jamás. Elige fecha y hora para hacerlo y cuando llegue el momento no la atrases ni canceles.

Si mantenemos estas vigiladas y las vamos haciendo no tendremos crisis urgentes/importantes normalmente (a veces sí)

Ni importante ni urgente

¿¿Ni importante ni urgente?? ¿Por qué las tenemos en cuenta siquiera? Son aquellas que usas para procrastinar. Son los grandes ladrones de tiempo de los que te hablé en el post anterior.

¿Qué deberíashacer con estas? Pasa de ellas, básicamente. Si son cosas que te gustan o que sientes que necesitas (entonces ya tendrían cierta importancia) puedes dejarlas para el tiempo libre o de ocio.

Ejemplos: entrar en un bucle de videos de gatitos en YouTube, pasar fotos y fotos en Instagram, rehacer los resúmenes que ya tenías hechos porque la letra no te convence (y además te da la ilusión de hacer algo útil…pero no).

¿Qué deberías hacer con cada una?

Qué hacer para cada caso

Herramientas que puedes usar

Ahora que ya sabes cómo establecer prioridades y qué hacer con cada tipo de tarea ¡Toca ponerlo en práctica!

Matriz personalizable en papel

Si eres de los que prefieren el papel, te dejo en la Biblioteca un PDF con los ejemplos y una matriz en blanco para que pueda rellenarla y personalizarla con tus tareas.

Escribe y clasifica tus tareas

Tasks, la app

Imagen de tasks tarento

Tasks, de Tarento.

Si prefieres las nuevas tecnologías, tengo que hablarte de una app que es una maravilla: Tasks.

La aplicación está en inglés pero es muy intuitiva y fácil de usar. Para crear tareas nuevas se arrastra el icono «+». También las puedes mover de un cuadrante a otro y cuando estén terminadas las puedes marcarlas como completadas.

Tiene, además, opción de notificaciones y fechas de vencimiento para que no te pase por alto nada  con un esquema de colores muy sencillo: en rojo las que deben acabarse antes de 24h horas, en amarillo las de 48h, en verde las demás y en azul las que no tienen fecha.

Tasks (de Tarento)

Conclusiones

Habrá veces que tendrás que delegar, que atrasar cosas o decir que NO. Pero no te preocupes, porque teniendo las prioridades claras, eligiendo lo esencial, nunca quedará algo importante sin hacer y evitarás las «crisis» (importantes/urgentes).

¡Y eso es todo! Espero que empieces ya a priorizar tus tareas y no dejes que esos malignos ladrones de tiempo te distraigan. Descarga la matriz en papel o la app de Tarento ¡Verás qué maravilla!

¿Qué te ha parecido el artículo? ¿Conoces ya tus prioridades? ¿Habías oído hablar antes de esta estrategia? ¡Déjame un comentario y cuéntame! 🙂


1 comentario

CÓMO SOBRELLEVAR EL CONFINAMIENTO – Pagina Web IES CASTILLA · 4 mayo, 2020 a las 12:15 pm

[…] 3) Si todo eso está muy bien… pero ¿cómo me organizo? En ocasiones no podemos hacerlo todo y ahí empieza la ansiedad por falta de tiempo. Esta página resulta muy útil para saber cuáles son los principales ladrones de tiempo y tanto apps como herramientas más tradicionales para combatirlos (https://algohacambiado.com/dejar-de-perder-el-tiempo/). También tiene plantillas y consejos sobre cómo establecer prioridades y organizarte las tareas diarias… ¡Haz más con menos! (https://algohacambiado.com/como-organizar-tareas-diarias/) […]

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