¡Hola! Seguimos con la gestión de tiempo. Esta es la segunda parte del post Time Blocking: gestionar el tiempo jugando al Tetris. Si aun no has visto la primera parte ¿A qué esperas? 😉

Este es el método que llevo utilizando más de 2 años para organizarme y no podría estar más encantada.

Hoy te traigo unos consejos para sacar todo el jugo a este método. Si te perdiste el post anterior échale un vistacillo para entenderlo todo mejor.

Si ya sabes de qué va este método de organización, sabrás que es vital que conozcas cuáles son tus prioridades, tus tareas realmente importantes y saber distinguirlas de las urgentes. Si aun no estás en ese punto puedes pasarte por el post Cómo organizar las tareas diarias- Elige lo esencial.

Ahí encontrarás todo lo que necesitas para conocer cuáles son tus prioridades y en el artículo de hoy hablaremos cómo llevarlas a cabo.

Para los más novatos

Empieza poco a poco

Reserva un par de bloques esta semana y empieza por ahí. Aprovecha para hacer algo que creas que es relevante pero que has estado retrasando por otras tareas.

Bloquea tiempo para hacer esa programación que no te deja dormir, reserva un día para tu familia, agenda una hora para ponerte manos a la obra con tus metas…

¿Crees que es poco? ¡Para nada! Te sorprenderá lo mucho que puede aumentar tu productividad en ese par de bloques.

Coloca primero las actividades más importantes. Si haces esto es mucho más probable que las termines. En caso de que no te dé tiempo a terminar todo lo demás no pasa nada, lo importante ya estará hecho 😉

Si te gusta la experiencia ve haciendo más bloques las siguientes semanas. Es mejor empezar en pequeño, no te cargues de tareas ni planifiques cada segundo porque te encontrarás algo como esta imagen, y eso si que no ayuda.

Organiza tu tiempo
Estresante ¿verdad?

Ya sabes… ¡Menos es más! No te preocupes por tener muchos espacios en blanco al principio, con el tiempo sabrás cuál es la mejor forma de llenarlos.

Evita estructurar demasiado

Haz bloques grandes, apunta algunas tareas correspondientes a cada uno y ve haciéndolas a tu ritmo y en el orden que quieras.

Si empiezas con un bloque demasiado estructurado es muy posible que te agobies, sobre todo si eres principiante en esto de la organización. Conforme lo vayas practicando irás especificando cada vez más cada bloque sin que te des cuenta y de forma natural.

Ajusta y reajusta todo lo que necesites

Ve cogiéndote la medida. Es normal que al principio no controles bien el tiempo que te lleva hacer ciertas cosas o la carga de tareas que puedes abarcar. ¡No te preocupes! En unas semanas lo tendrás todo bajo control.

Revisa el calendario. Repasa cómo ha ido el estudio al final del día o de la semana ¿Han quedado cosas sin hacer? ¿Te ha sobrado tiempo? ¿Crees que hay que ajustar un poco mejor los bloques? Este método muy flexible ¡Nada está escrito en piedra!

Organiza por adelantado: siéntate un momento y piensa en qué quieres conseguir hoy o esta semana y, en base a eso, dedica un ratito a organizar tus bloques.

Con el tiempo te volverás una maquina de planificar. Yo al principio invertía unos 20 minutos diarios, pero ahora en 5-10 tengo la semana organizada.

Problemas y soluciones

Distracciones

Vivimos en un mundo lleno de estímulos: notificaciones, ruido, vecinos, compañeros de piso, la familia…

Puede ser muy complicado concentrarte en una sola actividad cuando el mundo no te deja en paz. Pero hay algunas cosas que podemos hacer para evitar las distracciones todo lo que podamos:

Apaga el teléfono (o déjalo en otra habitación), pide que no se te moleste durante tal periodo de tiempo, silencia las notificaciones…

¿Te distraes fácilmente con redes sociales, páginas web…? Prueba alguna de estas 5 apps para dejar de distraerte y estudiar mejor.

Si tienes hijos esto es más difícil, pero puedes reservar las horas en las que están durmiendo o en el cole para ponerte con las tareas que requieren más concentración, como estudiar o memorizar.

Si te dejas guiar por las distracciones y empiezas a hacer varias cosas a la vez, el método perderá efectividad.

Evita la multitarea

En este método hacer las tareas de una en una es un pilar básico. Es lo que te permite mantener la concentración y el foco, aumentando así la productividad.

Una tarea para cada momento y un momento para cada tarea.

Aun que puede parecer complicado a veces, si lo intentas un poco verás como no es tan difícil. No empieces una actividad hasta que no hayas terminado la anterior.

¡Cuidado! Corres el riesgo de empezar a saltar de una tarea a otra y dejarte llevar hasta terminar haciendo algo totalmente distinto.

Imprevistos

Debo admitir que este es el gran reto del Time Blocking. Por mucho que planifiquemos y creamos que tenemos todo bajo control…algo se nos escapa seguro.

Siempre te puedes encontrar con temas que resultan más complicados de lo que pensabas, que te lleven más tiempo del esperado, trabajos inesperados… No te preocupes, siempre puedes reorganizar los bloques.

Mi recomendación es que dejes margen de maniobra. Deja algunos espacios en blanco para ocuparte de los imprevistos o de las tareas que no pudiste terminar.

También puede hacer bloques “comodín”: entre tareas por si se alargan más de la cuenta (los míos son de 30 min.) Si no usas ese tiempo, puedes aprovecharlo para descansar o empezar la tarea siguiente.

Otra opción es alargar un poco más el tiempo que crees que te va a llevar, por ejemplo, si crees que tardarás media hora en terminar el tema, marca 45 minutos de duración (por si acaso).

No consigo cumplir los bloques

¿Te da pereza ponerte a trabajar? Echa un vistazo al post sobre Cómo vencer la pereza, seguro que te da algunas ideas para que la pereza no se interponga entre tú y tus metas?

¿Estás procrastinando un bloque? En su momento elegiste tal momento para hacer tal cosa, creíste que era el mejor momento ¿Por qué lo retrasas ahora? Piénsalo.

Confía en tu yo pasado, aquel que pensó cuál sería el mejor momento, aquel que no se dejaba llevar por la pereza del momento. Haz lo que te has propuesto y verás que bien sienta cuando lo termines 🙂

¿Te falta disciplina? Muchas veces, cuando hacemos algo que nos aburre o no nos gusta, sentimos la tentación de levantarnos a hacer otras cosas. ¡Aguanta!

Si se te ocurre otra cosa que hacer mientras estás en un bloque de tiempo, agéndala, métela en otro bloque más adecuado o hazlo en el siguiente comodín (si es urgente) ¡Pero no te distraigas! No cambies de actividad, termina lo que has empezado.

Demasiados bloques

Evita los minibloques. En lugar de asignar bloques a tareas concretas, asígnalos a proyectos relacionados con ellas.

Por ejemplo, si tienes que hacer un resumen de un tema, no hagas un bloque llamado “resumen tal”. Es mejor hacer un bloque entero para “estudio” y rellenarlo con todo lo que se relacione con estudiar.  

¡Simplifica las tareas para ser más productivo!

Sé realista. Recuerda el Síndrome de Superman del que te hablé en Dejar de perder el tiempo. 

Tendemos a pensar que podemos hacer más cosas de las que podemos en realidad. Eres un ser humano y tienes limitaciones, no pasa nada.

Revisa tu lista de tareas y reflexiona sobre la cantidad de actividades que te has propuesto. Simplifica tus tareas todo lo que puedas ( retrasa, delega, divídelas en más pequeñas…)

Si calculas bien la carga de trabajo ideal para ti y el tiempo que invertirás en él verás como tu productividad se dispara.

¿Tengo que madrugar para ser productivo?

Pues no.

He oído y leído a mucha gente que está convencida de que para ser más productivo hay que levantarse muy temprano. Y no es mentira. Si tu periodo de mayor actividad es por la mañana, madrugar te hará despegar, sin duda.

Intentar madrugar cuando eres nocturno o trasnochar cuando eres matutino sólo te llevará cansancio y frustración.

Pero, ¿Qué pasa con los «búhos»? Aquellos cuyo cerebro «empieza a funcionar» a media tarde. Si tu biorritmo es tardío o nocturno, madrugar no te servirá de mucho. Seamos claros.

¡Trabaja según tu biorritmo! Sea tu periodo de mayor actividad mental por la mañana o por la tarde, utilízalo para hacer las tareas que requieran más esfuerzo.

Google Calendar + Keep: La combinación explosiva

Ahora que ya sabes qué es, cómo se hace y cómo solucionar posibles dificultades ¡Toca optimizar el método!

Esta es la combinación que yo he usado durante 2 años y estoy encantada.

Google Calendar

Time Blocking en Google Calendar

Por supuesto, puedes usar cualquier otra app de calendario, agenda o incluso un trozo de papel. Y todas estas opciones te servirán.

Te aconsejo que sea algo que puedas llevar contigo en todo momento para poder consultarlo cuando quieras. Por eso una app en el móvil es lo ideal.

Personalmente, recomiendo Google Calendar por estos motivos:

  • Es gratuito.
  • Multiplataforma (puedes usarlo en Android, IOs…)
  • Se integra con todos tus dispositivos. Como está en la nube se sincronizará con todos los dispositivos y podrás hacer los cambios que quieras donde quieras.
  • Puedes tener diferentes calendarios y compartirlos con otros usuarios. Incluso una opción que busca huecos en tu agenda por ti.
  • Puedes programar notificaciones, repeticiones, incluir el lugar, la hora, la duración… ¡Muchísimas opciones de personalización!
  • Puedes programar un e-mail con la agenda diaria. Calendar te mandará todos los días un email a Gmail con lo que tengas apuntado en el calendario.

Google Keep – Lista de tareas

Una lista de tareas, por sí sola, puede quedarse un poco corta a la hora de ser más productivo.

Si, sabes todo lo que tienes que hacer pero…¿Cuándo hacerlas? ¿A qué dar prioridad? La lista sola no evitará que quede lo más importante sin hacer.

Sólo con el calendario puedes notar mucha diferencia. Pero si quieres ir más allá puedes utilizar también una lista de tareas.

Ya he mencionado que es mejor no hacer minibloques ¿Qué pasa entonces con las tareas rápidas?¿Y las que llevan otras tareas más pequeñas?

La solución es utilizar juntos el calendario y una lista de tareas. Funciona muy bien hacer una lista todo lo que tienes que hacer y luego distribuirlo en bloques. También para aquellas aquellas tareas con sub-tareas.

¿Por qué prefiero Google Keep?

Puedes acceder desde Google Calendar
  • Es gratis.
  • Se sincroniza con Google Calendar. Como siempre, Google te pone todas las facilidades para trabajar con todas sus apps.
  • Puedes compartir las notas con otros usuarios.
  • Puedes darles colores, personalizarlas, escribirlas a mano…

Conclusiones

¡Y eso es todo! Como habrás visto, cuanto más practiques mejores resultados obtendrás.

Recuerda que puedes moldear los bloques y ajustarlos a tus necesidades, ritmos, tiempos…

¡Pruébalo y dime en los comentarios qué tal te ha ido! Estoy segura de que notarás los cambio desde la primera semana 🙂


2 comentarios

Sandra V · 24 enero, 2019 a las 11:12 am

¡Por fin alguien que se preocupa de los búhos! Empecé con el Time Blocking gracias a ti y me está yendo muy bien :). ¡Muchas gracias!

Ada · 24 enero, 2019 a las 11:20 am

¡Gracias a ti Sandra! Me alegro mucho de que te esté yendo tan bien. ¡Por supuesto que me preocupan los búhos! Madrugar no es efectivo para todo el mundo. Utiliza tus ritmos a tu favor y verás cómo aumenta la productividad. ¡Un saludo!

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